Un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) est une application qui permet de gérer efficacement tous les types d’activités de maintenance. Cela comprend la budgétisation de la maintenance pour les dépenses telles que la main-d’œuvre, les pièces et les coûts divers pour l’exécution des ordres de travail, le remplacement de l’équipement à la fin de sa vie utile, ainsi que le suivi des projets spéciaux et des achats.
Activités de maintenance à prendre en compte
Prévisions budgétaires
Il est difficile de faire fonctionner un service de maintenance de manière rentable sans disposer d’un plan décrivant le budget de travail. Souvent, les décisions sont basées sur des suppositions ou des urgences, sans données réelles pour montrer quand, où et comment la maintenance a été effectuée dans le passé et ce qui est nécessaire à l’avenir.
Les coûts de maintenance planifiée, corrective et d’urgence doivent être inclus dans le budget. Les coûts d’entretien préventif sont faciles à prévoir car il s’agit d’activités planifiées. La programmation d’actifs spécifiques pour la maintenance planifiée (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle) ou par fréquence de compteur à l’aide d’une GMAO peut aider à générer une estimation des coûts pour la budgétisation de la maintenance future. Les coûts de maintenance non planifiée sont les plus imprévisibles car les problèmes de correction ou d’urgence ne peuvent être prévus. Cependant, la collecte des données fournies par votre GMAO peut aider à fournir un historique des actifs susceptibles de connaître des problèmes et un coût historique moyen. Avec un peu de chance, une maintenance programmée peut être établie pour prévenir les problèmes non planifiés ou le remplacement planifié des actifs à la fin de leur vie utile.
En plus des coûts de maintenance des actifs, un budget peut être établi pour les projets spéciaux et la formation du personnel.
Suivi du budget
Les budgets peuvent être établis par mois ou par période comptable définie et par année fiscale en utilisant le logiciel de GMAO. Les numéros de comptes budgétaires, appelés centres de coûts ou numéros de comptes du grand livre, seront établis par le service comptable de l’organisation, car ils feront partie du compte de résultat global. Une fois qu’un budget a été établi pour un centre de coûts de maintenance, l’étape suivante consiste à suivre le budget. Il est crucial de pouvoir identifier immédiatement le dépassement d’un compte budgétaire.
Une GMAO va vous aider de la manière suivante :
- Appliquer les achats effectués pour toute dépense d’investissement ou tout projet spécial au compte budgétaire approprié
- Appliquer les achats de pièces et de fournitures au compte budgétaire approprié
- Appliquer les coûts du travail effectué à un compte budgétaire, y compris la main-d’œuvre, les pièces, les fournitures et les coûts divers
- Analyse de la budgétisation de l’entretien
L’analyse des données collectées pour la budgétisation de la maintenance est importante pour les résultats de toute entreprise. Pour de nombreuses organisations, la maintenance représente une dépense importante, mais elle peut être contrôlée avec les processus appropriés en place. Une GMAO entièrement mise en œuvre est l’un des outils importants qui peuvent être utilisés à cette fin.
Une analyse budgétaire, générée par la GMAO, peut aider l’entreprise à prendre certaines décisions importantes, telles que :
- Si le budget prévisionnel était exact et si non, pourquoi. Connaître cette information permet d’éviter ces erreurs à l’avenir
- Déterminer si le budget de maintenance doit être augmenté ou diminué en fonction des données recueillies
- Identifier si le budget est adéquat pour les différents domaines ou comptes de maintenance et réaffecter si nécessaire
- Fournir la possibilité d’explorer les données à tous les niveaux, y compris les coûts de réparations associées, tels que la main-d’œuvre, les pièces, les fournitures et les coûts divers. Ces données peuvent ensuite être alignées avec les prévisions budgétaires pour plus de précision
L’importance des données
La grande quantité de données recueillies à l’aide d’une GMAO entièrement mise en œuvre n’est pas seulement une donnée qui peut être utilisée à des fins historiques. Bien que l’historique collecté soit extrêmement important pour les prévisions budgétaires, les données en temps réel sont tout aussi importantes et votre GMAO doit être capable de collecter les deux.
La direction de la maintenance sera chargée d’obtenir l’approbation de la haute direction pour toute augmentation de budget. Disposer de toutes les données appropriées provenant de la GMAO en utilisant des rapports et des graphiques pour étayer cette demande est un outil de négociation puissant.
En même temps, ces rapports peuvent aider la direction de la maintenance à détecter les problèmes qui se posent dans le service et les mesures prises pour les corriger. Au fil du temps, les données refléteront positivement ces changements qui peuvent être facilement notés par la haute direction.
Une autre caractéristique importante d’une GMAO de qualité sont les tableaux de bord en temps réel pour la génération rapide et facile de graphiques et de rapports. En même temps, les outils du tableau de bord permettent d’obtenir une variété de rapports pour une grande présentation visuelle et des rapports qui peuvent être créés avec des données en temps réel. Cet outil personnalisé peut être utilisé par le personnel de maintenance, la direction de la maintenance et la direction générale pour prendre le pouls des activités de maintenance.
